Utleieinstruks

Disponering av nybygg i Tønsberg Ishall

1. Introduksjon

Tønsberg Ishall eies av Stiftelsen Tønsberg Ishall.
Nybygget i hallen leies ut til henholdsvis TOIK Elite og TOIK Allianse.
Garderobe med tilhørende områder leies på permanent basis av TOIK Elite.
Andre etasje som inkluderer VIP fasiliteter, bespisiningsområde, kjøkken mm leies ut til TOIK Allianse.
Fasilitetene som disponeres av Alliansen kan videre fremleies til TOIK Elite, TOIK Bredde eller andre aktører basert på denne instruks.
TOIK Elite leier VIP området på alle Tønsberg Vikings sine hjemmekamper.

2.  Organisering av fremleie til andre formål enn faste aktiviteter
En komitè skal nedsettes for å organisere drift og fremleie av VIP fasilitetene i nybygget. Denne komitèen skal organisere, administrere og kontrollere fremleieaktiviteten. Komitèen skal være dugnadsbasert og inntektene for fremleie skal gå til TOIK Allianse.
Genrelle retningslinjer for fremleie:

  1. Fasilitetene skal kun fremleies til aktivitet som ikke medfører for stor slitasje på bygget.
  2. Servering av alkohol – se eget punkt.
  3. Det skal utarbeides en egen ”leie-instruks” som beskriver leieforhold i detalj for relevante leietakere (rengjøring, nøkkelhåndtering, bestemmelser om alkohol, etc).
  4. En ”booking request” og utleieoversikt som viser tilgjengelige datoer finnes på klubbens hjemmesider.
  5. Eksempler på relevante utleieformål og leietakere er som som følger:

i.  Interne leietakere:

  • Lagsarrangement for de forskjellige lag i klubben, herunder sesongavslutninger, foreldremøter mm.
  • Allmøter.
  • Barnebursdager for klubbens medlemmer/familiemedlemmer.
  • Konfirmasjoner for klubbens medlemmer.
  • Bursdager for klubbens medlemmer og familie.

ii.  Eksterne leietakere:

  • Konfirmasjoner
  • Bursdagsselskaper
  • Arrangementer i forbindelse med Tønsberg Messen og Messeområdet.
  • Konferanser og møter.

3. Leiepriser
Leiepriser skal fastsettes av styret i TOIK Allianse og differensieres i forhold til den aktivitet som skal foregå. Differensiering kan også foretas i forhold til interne og eksterne leietakere.
Leieprisene finnes hjemmesidene i forbindelse med utleieoversikt.

4. Alkoholservering
Alkoholservering er i utgangspunktet ikke tillatt i disse fasilitetene med unntak av aktiviteter i forbindelse med Vikings hjemmekamper innenfor gjeldende regler for skjenkebevilgning.
For private lukkede selskaper kan nyting av alkohol tillates men skal søkes separat.
Den enkelte leietaker er ansvarlig for å sette seg inn i regler for dette og overholde de gjeldende bestemmelser.
”Pre-game” arrangementer organiseres som lukkede selskaper og alkoholservering kan tilbys.

5. Utleierestriksjoner
Utleier forbeholder seg retten til å nekte utleie til ”upassende arrangement”.

Tønsberg 23.11.2014

Hans Aase

Leder TOIK Allianse/
Utleier